Como agendar reunião no Zoom: tudo o que você precisa saber

O Zoom, a plataforma de reunião baseada em nuvem, que permite entrar em conferências virtuais com opções de vídeo, áudio e compartilhamento de tela, decerto, é uma ótima maneira de continuar realizando negócios quando tantas pessoas têm que trabalhar em casa.

Além disso, ela é acessível tanto para o Windows quanto para o Mac, basta um download e a inscrição para ter acesso a um plano gratuito. 

Seja para uso profissional ou  pessoal, a plataforma serve a muitos fins. Além disso, seja qual for a razão pela qual você está usando o Zoom, se você é novo no programa, ele pode parecer assustador no início, difícil até para agendar a sua primeira reunião.

Mas você não precisa mais se preocupar com isso, venha aprender conosco a tudo sobre como agendar uma reunião no Zoom, e aproveite as dicas valiosas que ensinaremos aqui!

Como agendar uma reunião no Zoom

Se você quiser configurar sua própria reunião do Zoom, em vez de se juntar à de outra pessoa, você precisará ter o Zoom Client instalado. Baixe o software através do Zoom Download Center escolhendo o botão Download em “Zoom Client for Meetings”.

Depois de instalar o Zoom, faça login para ser recebido por uma série de ícones diferentes. Você deve ver um ícone laranja com uma câmera que diz “New meeting”. Quando você selecionar esta opção, você será levado para uma nova sala de conferência virtual. 

Olhe para a parte inferior da janela de conferência para um ícone em forma de pessoa com um sinal de mais ao lado dele, rotulado “Invite”. Quando você clicar nele, você será solicitado a convidar as pessoas para o seu encontro. Você pode fazê-lo através da sua lista de contatos ou digitando em uma lista de endereços de e-mail.

Quando você convidar as pessoas que você quer, você precisará esperar em sua sala virtual para os participantes entrarem. Se você precisar fechar a reunião por algum motivo e fazer uma nova, certifique-se de escolher o botão “End Meeting” no canto inferior direito da janela antes de iniciar uma nova.

A Zoom oferece diversos métodos para agendar uma reunião. Um anfitrião tem o controle sobre as opções das suas reuniões agendadas, com exceção das configurações que um administrador tenha bloqueado para todos os usuários na conta ou para todos os membros de um grupo específico.

  • Agende uma reunião a partir do Cliente Zoom para Desktop ou do aplicativo móvel
  • Você pode agendar uma reunião a partir do Portal Web Zoom
  • Como também uma reunião para outra pessoa – Guias em PDF para assistentes executivos (Outlook, Google)

 

Passo a passo no Windows | Mac

 

  1. Abra o cliente Zoom e faça login no Zoom.
  2. Em seguida, clique no ícone Agendar.
  3. Escolha suas configurações da reunião. Observe que algumas dessas opções podem não estar disponíveis se tiverem sido desabilitadas e estiverem desativadas no nível de conta ou grupo.
  4. Tópico: digite um tópico ou nome para sua reunião.
  5. Iniciar: selecione uma data e horário para a reunião. Você pode iniciar a reunião a qualquer momento antes do horário agendado.
  6. Duração: selecione a duração aproximada da reunião. Observe que isso é apenas para fins de agendamento. A reunião não será encerrada após esse intervalo de tempo.
  7. Fuso horário: por padrão, a Zoom usará o fuso horário do seu computador. Clique no menu suspenso para selecionar um fuso horário diferente.
  8. Reunião recorrente: selecione caso você queira uma reunião recorrente, ou seja, a ID da reunião permanecerá a mesma para cada sessão.
  9. Vídeo

Configurando a reunião no Zoom

 

  1. Anfitrião: selecione se você deseja ativar ou desativar o vídeo do anfitrião ao ingressar na reunião. Mesmo que você escolha desativar, o anfitrião terá a opção de iniciar o vídeo.
  2. Participante: selecione se você deseja ativar ou desativar o vídeo dos participantes ao ingressarem na reunião. Mesmo que você escolha desativar, os participantes terão a opção de iniciar o vídeo.
  3. Áudio: selecione se você deseja permitir que os usuários façam ligações apenas por telefone, apenas pelo áudio do computador, ambos ou áudio de terceiros (se ativado para sua conta).
  4. Opções avançadas: clique na seta para visualizar opções de reunião adicionais.
  5. Solicite a senha da reunião: você pode selecionar e digitar sua senha de reunião aqui. Desse modo, os participantes serão solicitados a inserir essa senha antes de ingressar na reunião agendada.
  6. Habilite ingressar antes do anfitrião: permita que os participantes ingressem na reunião sem você ou antes de você ingressar. A reunião será encerrada após 40 minutos para usuários básicos (gratuitos) se 3 ou mais pessoas ingressarem na reunião.
  7. Silencie o áudio dos participantes ao entrar: se o recurso ingressar antes do anfitrião não estiver habilitado, o áudio de todos os participantes será desativado conforme eles ingressem na reunião. Os participantes podem ativar o áudio após ingressarem na reunião. Explicaremos isso com mais detalhes em um tópico adiante.
  8. Usar ID pessoal de reunião: selecione caso você queira usar sua ID pessoal de reunião. Caso não esteja selecionada, uma ID da reunião única e aleatória será gerada.

Funcionalidades para utilizar nas reuniões do Zoom

 

  1. Grave a reunião automaticamente: selecione se quiser que a reunião seja gravada automaticamente. Selecione ainda se quiser que a reunião seja gravada localmente (no seu computador) ou na nuvem.
  2. Lista de eventos públicos: publique a reunião na lista pública de reuniões/webinars para que qualquer pessoa possa visualizá-la. Recomendamos que você adicione uma senha para proteger sua reunião.
  3. Agendar para: caso você possua privilégios de agendamento para outro usuário, você será capaz de escolher para quem deseja agendar no menu suspenso.
  4. Anfitriões alternativos: digite o endereço de e-mail de outro usuário Zoom licenciado em sua conta para permitir que ele inicie a reunião em sua ausência. Leia mais sobre Anfitrião alternativo.
  5. Calendário: selecione um serviço de calendário para adicionar a reunião bem como enviar convites aos participantes.
  6. Outlook – Isso irá gerar um arquivo .ics que será aberto no Outlook, Windows Mail ou iCal. 
  7. Google Agenda – Iniciará o navegador padrão do usuário e abrirá o convite no Google Agenda.
  8. Outros calendários – Abrirá uma nova janela, onde o texto da reunião pode ser copiado e colado no método de comunicação preferido do usuário. 
  9. Clique em Agendar para concluir e abra o serviço de calendário selecionado para adicionar a reunião.

Ademais, se você estiver agendando uma reunião recorrente, precisará definir a recorrência no serviço de calendário. Além disso, selecionar Outros calendários permitirá que você copie e cole as informações da reunião agendada, como data, horário e URL da reunião.

 

Como se auto-silenciar

Se você não estiver pronto para falar quando participar de uma reunião do Zoom, ou você só quiser ficar em silêncio para evitar um cão latindo ou crianças tagarelas, você vai querer se familiarizar com o botão de silenciar. Caso esteja usando áudio roteado através de um computador ou dispositivo móvel, olhe para os ícones na barra de menu na tela para ver se você está silenciado ou não por padrão.

Caso tenha uma barra vermelha sobre o ícone do microfone, você está silenciado.  Para desligar o mudo, clique no botão “Unmute” no canto inferior esquerdo da janela de reunião. Outros participantes devem ser capazes de ouvi-lo muito bem, Isto é, desde que seu áudio esteja configurado corretamente. 

Além disso, você sempre pode mudar para uma entrada de áudio diferente durante a reunião (um fone de ouvido para o microfone embutido do seu computador, por exemplo) pressionando o botão Opções de áudio. Ademais, você também pode usar essa opção para participar via telefone enquanto ainda estiver conectado ao vídeo no cliente do computador.

Como enviar mensagens via chat

Bem como o Google Hangouts ou o Skype, o Zoom permite que os participantes usem um chat de texto para enviar mensagens. Portanto, clique no botão Chat na barra de menu para abrir o painel de bate-papo. Em seguida, digite o que você gostaria de dizer na caixa de texto na parte inferior da tela e, em seguida, pressione Enter para enviar sua mensagem. Isso permitirá que todos que participam da chamada vejam suas palavras. É útil para compartilhar coisas como links para sites ou para garantir que todos tenham informações durante uma reunião.

Como tornar sua sala de reunião no Zoom privada

Exija uma senha para que você não tenha convidados indesejados

Desse modo, você pode evitar isso criando uma senha para sua reunião antes de agendar, o que garantirá que ninguém possa entrar na sua reunião sem ela. Além disso, certifique-se, ao agendar sua reunião e enviar convites, clique na caixa de seleção ao lado de Exigir Senha de Reunião. Isso permitirá que você preencha uma senha e compartilhe-a com as pessoas que deseja participar de sua reunião.

Esta é uma das maneiras mais simples de bloquear visitantes indesejados, mas você também pode bloquear sua reunião, o que impede que qualquer outra pessoa se junte, mesmo que tenham a senha. No canto inferior direito da reunião, clique em Mais e, em seguida, Lock Meeting. Qualquer um que tentar participar depois disso será recebido com uma mensagem dizendo “Nenhum novo participante pode participar desta reunião.”

Esperamos ter conseguido sanar todas as suas dúvidas sobre o agendamento do Zoom. Deseja saber mais sobre as funcionalidades da plataforma? Preencha o formulário abaixo para mais informações, logo um dos nossos consultores entrará em contato! 

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