A comunicação é crucial em qualquer equipe, mas pode ser mais complicada quando sua equipe está trabalhando remotamente. É aí que as estruturas visuais são úteis. Aqui estão seis modelos que você pode usar para otimizar suas rotinas diárias e executar melhores reuniões remotamente.

1. Reafirme seu objetivo com um estatuto de equipe

Se você não possui um estatuto de equipe, uma transição remota é o momento perfeito para fazer um. Este documento útil é essencial para responder à grande pergunta: por que sua equipe existe? Ele também ajuda a chegar ao mesmo objetivo sobre o que você está tentando alcançar e como, fazendo com que todos na equipe sintam que estão nadando na mesma direção.

Como a comunicação pode ser um pouco desafiadora quando você está atuando remotamente, isso estabelecerá as bases para um melhor alinhamento e reuniões no futuro. Para criar o estatuto mais eficaz possível, envolva todos os membros da equipe.

2. Envolver os participantes da reunião com quebra-gelos

Uma empresa que se tornar remota significa mais reuniões virtuais. Pode ser um pouco complicado aceitar grupos grandes em videochamadas, se sua equipe não estiver acostumada. Felizmente, temos uma ótima ferramenta para você usar para começar: o quebra-gelo.

Pode parecer estranho, mas nos ouça. As reuniões são mais eficazes quando os participantes estão envolvidos. Os quebra-gelos são ferramentas comprovadas para o aquecimento dos participantes na reunião que se inicia. Eles podem ser perguntas, desenhos, charadas, jogos de contagem, testes, um exercício de compartilhamento, dentre outros.

Experimente este modelo para fazer com que os membros da equipe compartilhem algo interessante e surpreendente, além de facilitar apresentações pessoais. Eis como funciona – é super simples:

  • Na parte superior de um documento compartilhado, adicione uma foto do perfil de cada membro da equipe.
  • No meio, peça aos participantes para compartilharem uma foto do seu espaço de trabalho.
  • No final, peça que todos compartilhem algo que aprenderam recentemente.

3. Celebre vitórias e conheça os obstáculos encontrados em reuniões diárias de alinhamento

Tornadas populares em estratégias scrum e rituais ágeis, os levantamentos diários são projetados para fazer check-ins diários rápidos – e são fáceis de fazer por meio de videochamada remota.

Nesta reunião, os participantes não passam mais de 15 minutos conversando sobre progresso, sucessos e obstáculos nos projetos em que estão trabalhando.

A cadência diária garante que todos estejam se comunicando e sincronizados com o que os outros estão trabalhando, caso eles possam participar. Concentre seus líderes em responder a estas perguntas:

No que eu trabalhei ontem?
No que estou trabalhando hoje?
Quais problemas estão me bloqueando?

Qual o grande benefício desta rotina? Quando os indivíduos mantêm todos informados, eles são lembrados de como estão contribuindo para a equipe e são responsabilizados por levar seus projetos adiante. Também oferece aos colegas de equipe a oportunidade de participar e oferecer ajuda.

4. Reflita sobre sua resposta à mudança com retrospectivas

Agora que você conhece o objetivo de sua equipe e faz check-in diariamente, reserve um tempo para reflexão e feedback. Outro conceito ágil, as retrospectivas são uma ótima maneira de fazer isso. “Iniciar,” “Parar” e “Continuar” são um estilo de retrospectiva que pede às equipes que respondam a três perguntas no final de cada sprint ou entrega do projeto:

O que a equipe deve começar a fazer?
O que a equipe deve parar de fazer?
O que a equipe deve continuar fazendo?

Refletir sobre isso ajuda as equipes a se concentrarem em responder às mudanças à medida que avançam – se concentrando em indivíduos e interações – em vez de seguirem cegamente um plano e insistirem em processos e ferramentas.

É melhor refletir sobre isso enquanto os projetos ainda estão em andamento, pois ajudam as equipes a se reorientarem, inovarem e a serem bem mais ágeis.

5. Crie um relacionamento virtual individual

O one-on-ones são maneiras essenciais para os gerentes construírem uma cultura de confiança com sua equipe. E, graças à videoconferência, é algo fácil de agendar quando você estiver trabalhando remotamente.

Ao contrário de stand-ups, retros e outras reuniões de equipe, as atividades individuais são sobre a criação de espaço para um gerente e seu subordinado direto compartilharem feedback e falarem sobre o crescimento da carreira.

6. Realize reuniões eficazes fazendo anotações colaborativas

Se você não tinha o hábito de fazer anotações durante as reuniões agora é a hora. Confie em nós: você nunca mais fará diferente quando começar a fazê-lo – organizar sua agenda, tópicos de discussão e itens de ação tornará qualquer reunião 100x mais eficaz.

A delegação de anotações a outros participantes também é uma ótima estratégia pois os envolverá ainda mais com a reunião – e garantirá que todos estejam claros sobre o que foi dito e as próximas etapas.

Conclusão

Lembre-se, quando começar a trabalhar remotamente: você precisa aceitar que existe uma curva de aprendizado. Documente agendas, notas de reuniões, atribuições e itens de ação claramente e use suporte visual sempre que tiver oportunidade. O objetivo final é manter todos motivados e com o mesmo entendimento do que é necessário para manter a equipe avançando.

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